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Folgende Unterlagen können im Jahr 2018 vernichtet werden

Nachstehend aufgeführte Buchführungsunterlagen können nach dem 31. Dezember 2017 vernichtet werden:

  • Aufzeichnungen aus 2007 und früher,
  • Inventare, die bis zum 31. Dezember 2007 aufgestellt worden sind,
  • Bücher, in denen die letzte Eintragung im Jahre 2007 oder früher erfolgt ist,
  • Jahresabschlüsse, Lageberichte und Eröffnungsbilanzen, die 2007 oder früher aufgestellt worden sind,
  • Buchungsbelege aus dem Jahre 2007 oder früher,
  • empfangene Handels– oder Geschäftsbriefe und Kopien der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe, die 2011 oder früher empfangen bzw. abgesandt wurden,
  • sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen aus dem Jahre 2011 oder früher.

Dabei sind die Fristen für die Steuerfestsetzungen zu beachten.

Unterlagen dürfen nicht vernichtet werden, wenn sie von Bedeutung sind

  • für eine begonnene Außenprüfung,
  • für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen,
  • für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder zur Begründung der Anträge an das Finanzamt und
  • bei vorläufigen Steuerfestsetzungen.

Es ist darauf zu achten, dass auch die elektronisch erstellten Daten für zehn Jahre vorgehalten werden müssen.

Natürliche Personen, deren Summe der positiven Einkünfte aus Überschusseinkünften (aus nichtselbständiger Arbeit, Kapitalvermögen, Vermietung und Verpachtung und sonstige Einkünfte) mehr als 500.000 € im Kalenderjahr 2017 betragen hat, müssen die im Zusammenhang stehenden Aufzeichnungen und Unterlagen sechs Jahre aufbewahren. Bei Zusammenveranlagung sind die Feststellungen für jeden Ehegatten gesondert maßgebend. Die Verpflichtung entfällt erst mit Ablauf des fünften aufeinanderfolgenden Kalenderjahrs, in dem die Voraussetzungen nicht erfüllt sind.

Abgrenzung eines häuslichen Arbeitszimmers von einer Betriebsstätte

Werden betrieblich genutzte Räume in die häusliche Sphäre eingebunden, sind sie nur dann als Betriebsstätte anzuerkennen, wenn sie nach außen erkennbar für einen intensiven und dauerhaften Publikumsverkehr vorgesehen sind, so entschied der Bundesfinanzhof.

Im vorliegenden Fall hatte ein Versicherungsmakler für seine Tätigkeit im Obergeschoss des Hauses seiner Töchter, in welchem er auch wohnte, einen Büroraum mit davor liegendem Flurbereich und einer Gästetoilette angemietet. Die darauf entfallenden Aufwendungen machte er in voller Höhe als Betriebsausgaben geltend. Das Finanzamt qualifizierte die Räume als häusliches Arbeitszimmer und lehnte den Betriebsausgabenabzug ab.

Das Gericht folgte der Auffassung des Finanzamts. Bei der Eingliederung der betrieblich genutzten Räume in den Wohnbereich fehlte es an der nach außen erkennbaren Widmung für den Publikumsverkehr.

Rückgängigmachung einer verdeckten Gewinnausschüttung

Als verdeckte Gewinnausschüttung gilt die Zuwendung einer Kapitalgesellschaft an ihre Gesellschafter oder eine ihnen nahestehende Person außerhalb der gesellschaftsrechtlichen Gewinnverteilung. Folge der Zuwendung muss bei der Gesellschaft eine Vermögensminderung oder verhinderte Vermögensmehrung sein. Insoweit erhöht sich das zu versteuernde Einkommen der Kapitalgesellschaft und es verändert sich die einkommensteuerliche Situation beim Empfänger.

Die steuerlichen Folgen wollte ein vor dem Finanzgericht Nürnberg klagender Unternehmer A durch Rückabwicklung von Verträgen aufheben. Er war alleiniger Gesellschafter der A‑GmbH, sein Vater war dort Geschäftsführer. Die A‑GmbH hielt 95 % der Anteile an der B‑GmbH. Geschäftsführer war dort der Bruder des Unternehmers (B).

Mit notarieller Urkunde übertrug die A‑GmbH ihre Anteile an der B‑GmbH an B. Die Übertragung erfolgte unentgeltlich als Schenkung im Wege der vorweggenommenen Erbfolge. In diesem Vorgang sah das Finanzamt im ersten Schritt eine verdeckte Gewinnausschüttung der A‑GmbH an A und im weiteren Schritt eine Schenkung der Anteile von A an B. Nachdem die steuerlichen Folgen offensichtlich wurden, wollten die Beteiligten ihre Vereinbarungen rückabwickeln.

Das Finanzgericht urteilte jedoch, dass die Rechtsfolgen einer verdeckten Gewinnausschüttung nicht durch nachträgliche Aufhebung des Geschäftsvorfalls rückgängig gemacht werden können. Allenfalls könne ein Teilerlass der Steuer oder die Nichtberücksichtigung des die Steuer auslösenden Vorgangs in Frage kommen.

Der Bundesfinanzhof wird ggf. abschließend entscheiden.

Geschenke an Geschäftsfreunde

Zum Jahresende ist es üblich, Geschenke an Geschäftsfreunde zu verteilen. Für den Abzug dieser Aufwendungen als Betriebsausgaben sind die nachfolgenden Punkte von großer Bedeutung:

  • Geschenke an Geschäftsfreunde sind nur bis zu einem Wert von 35 € netto pro Jahr und pro Empfänger abzugsfähig.
  • Die nichtabziehbare Vorsteuer (z. B. bei Versicherungsvertretern, Ärzten) ist in die Ermittlung der Wertgrenze einzubeziehen. In diesen Fällen darf der Bruttobetrag (inklusive Umsatzsteuer) nicht mehr als 35 € betragen.
  • Es muss eine ordnungsgemäße Rechnung vorhanden sein. Der Schenker muss auf dieser den Namen des Empfängers vermerken. Bei Rechnungen mit vielen Positionen sollte eine gesonderte Geschenkeliste mit den Empfängernamen sowie der Art und der Betragshöhe des Geschenks gefertigt werden.
  • Schließlich müssen die Aufwendungen auf ein separates Konto, z. B. „Geschenke an Geschäftsfreunde“, getrennt von allen anderen Betriebsausgaben, gebucht werden.

Überschreitet die Wertgrenze sämtlicher Geschenke pro Person und pro Wirtschaftsjahr den Betrag von 35 € oder werden die formellen Voraussetzungen nicht beachtet, sind die Geschenke an diese Personen insgesamt nicht abzugsfähig.

Unternehmer haben bei betrieblich veranlassten Sachzuwendungen und Geschenken die Möglichkeit, eine Pauschalsteuer von 30 % zzgl. Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer zu leisten. In diesem Fall stellt die Übernahme der pauschalen Einkommensteuer nach Auffassung des Bundesfinanzhofs ein weiteres Geschenk dar. Übersteigt der Wert des Geschenks selbst bzw. zusammen mit der übernommenen Pauschalsteuer den Betrag von 35 €, unterliegt auch die pauschale Einkommensteuer dem Abzugsverbot. Die Finanzverwaltung hat indes mitgeteilt, dass sie die übernommene Steuer bei der Prüfung der Freigrenze aus Vereinfachungsgründung weiterhin nicht einbezieht.

Die Pauschalierung ist ausgeschlossen, soweit die Aufwendungen je Empfänger und Wirtschaftsjahr oder je Einzelzuwendung 10.000 € übersteigen. Die Zuwendungen sind dennoch weiterhin aufzuzeichnen.

Überdies ist u. a. Folgendes zu beachten:

  • Grundsätzlich ist das Wahlrecht zur Anwendung der Pauschalierung der Einkommensteuer für alle innerhalb eines Wirtschaftsjahrs gewährten Zuwendungen einheitlich auszuüben. Es ist jedoch zulässig, die Pauschalierung jeweils gesondert für Zuwendungen an Dritte (z. B. Geschäftsfreunde und deren Arbeitnehmer) und an eigene Arbeitnehmer anzuwenden.
  • Sachzuwendungen bis 10 € (sog. Streuwerbeartikel) müssen nach Auffassung der Finanzverwaltung nicht in die Bemessungsgrundlage der Pauschalierung einbezogen werden.
  • Auch bloße Aufmerksamkeiten (Sachzuwendungen aus Anlass eines besonderen persönlichen Ereignisses, wie Geburtstag bzw. Jubiläum) sind keine Geschenke und gehören daher nicht zur Bemessungsgrundlage. Das gilt, sofern der Wert der Aufmerksamkeit 60 € (inklusive Umsatzsteuer) nicht übersteigt.

Der Unternehmer hat den Zuwendungsempfänger darüber zu informieren, dass er die Pauschalierung anwendet. Eine besondere Form ist hierfür nicht vorgeschrieben. Als Folge der Pauschalversteuerung durch den Zuwendenden muss der Empfänger die Zuwendung nicht versteuern.

Die Norm begründet keine eigenständige Einkunftsart, sondern stellt lediglich eine besondere pauschalierende Erhebungsform der Einkommensteuer zur Wahl.

Wegen der Kompliziertheit der Vorschrift sollte in Einzelfällen der Steuerberater gefragt werden.

Behandlung von Aufwendungen für Arbeitnehmer bei Betriebsveranstaltungen

In vielen Unternehmen steht die Weihnachtsfeier am Ende des Jahrs vor der Tür. Bis zu zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr können für Mitarbeiter steuer- und sozialversicherungsfrei ausgerichtet werden. Dies gilt, sofern die Kosten den Betrag von 110 € je Betriebsveranstaltung und teilnehmendem Arbeitnehmer nicht übersteigen. Es handelt sich hierbei um einen Freibetrag. Wird die Wertgrenze überschritten, muss folglich nur der übersteigende Teil versteuert werden. Darüber hinaus ist folgendes zu beachten:

  • Eine Betriebsveranstaltung liegt vor, wenn es sich um eine Veranstaltung auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter handelt, z. B. Betriebsausflüge oder Weihnachtsfeiern.
  • Die Veranstaltung muss allen Angehörigen des Betriebs, eines Teilbetriebs oder einer in sich geschlossenen betrieblichen Organisationseinheit (z. B. einer Abteilung) zugänglich sein.
  • Zuwendungen im Rahmen einer Betriebsveranstaltung sind alle Aufwendungen des Arbeitgebers inklusive Umsatzsteuer. Es spielt keine Rolle, ob die Aufwendungen einzelnen Arbeitnehmern individuell zurechenbar sind oder es sich um einen rechnerischen Anteil an den Kosten der Betriebsveranstaltung handelt, die der Arbeitgeber gegenüber Dritten für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung aufwendet (z. B. Raummieten oder Kosten für einen Eventplaner; auch Kosten für Begleitpersonen des Mitarbeiters müssen berücksichtigt werden).
  • Soweit solche Zuwendungen den Betrag von 110 € je Betriebsveranstaltung und teilnehmenden Arbeitnehmer nicht übersteigen, bleiben sie beim Arbeitnehmer steuerlich unberücksichtigt.
  • Übersteigen die Kosten je Betriebsveranstaltung den Freibetrag von 110 € und/oder nimmt ein Arbeitnehmer an mehr als zwei Betriebsveranstaltungen teil, sind die insoweit anfallenden zusätzlichen Kosten steuerpflichtig.

Der Arbeitgeber kann diesen Arbeitslohn pauschal mit 25 % versteuern. Voraussetzung hierfür ist, dass die Veranstaltung allen Arbeitnehmern offensteht. Etwaige Geldgeschenke, die zwar im Rahmen einer Betriebsveranstaltung gemacht werden, aber kein zweckgebundenes Zehrgeld sind, unterliegen nicht der Pauschalierungsmöglichkeit.

Schätzung der Einkünfte aus eBay-Verkäufen

Soweit die Finanzbehörde die Besteuerungsgrundlagen nicht ermitteln oder berechnen kann, hat sie zu schätzen. Dabei sind alle Umstände zu berücksichtigen, die für die Schätzung von Bedeutung sind.

Das Finanzgericht Köln entschied folgenden Fall: Ein Steuerpflichtiger hatte überwiegend bei öffentlichen Versteigerungen Gegenstände erworben und diese über Internetportale (insbesondere eBay) in bar verkauft. Obwohl dazu verpflichtet, hatte er seine Einnahmen und Ausgaben gar nicht oder unvollständig aufgezeichnet. Die mit der Ermittlung beauftragte Steuerfahndung schätzte die Gewinne aus Gewerbebetrieb mit jährlich ca. 35.000 €. Dagegen klagte der Steuerpflichtige und erzielte beim Finanzgericht einen Teilerfolg. Das Finanzgericht schätzte niedrigere Gewinne.

Grundsätzlich ist ein Finanzgericht nicht an die Schätzung des Finanzamts gebunden. Es hat eine eigene Befugnis, die Besteuerungsgrundlagen zu schätzen. Es kann sich dabei an den von der Steuerfahndung angefertigten Auswertungen zu den Internet-Verkäufen orientieren.

Der Bundesfinanzhof muss abschließend entscheiden.

Anforderungen an die Aufzeichnungen bei Einnahmenüberschussrechnung und Verwendung einer offenen Ladenkasse

Die Aufbewahrung von Tagessummen‑Belegen mit Einzelaufzeichnung der Erlöse und Summenbildung kann in Fällen der Einnahmenüberschussrechnung und Verwendung einer offenen Ladenkasse den formellen Anforderungen, die an solche Aufzeichnungen gestellt werden, genügen. Zu diesem Ergebnis kommt der Bundesfinanzhof im Fall eines Gastwirts, der seinen Gewinn durch Einnahmenüberschussrechnung ermittelte.

Der Gastwirt hatte seine Einnahmen aus dem laufenden Gaststättenbetrieb je Kassiervorgang auf einem Zettel notiert. Durch Summenbildung ermittelte er die Tageseinnahmen und schloss die Summe mit seinem Namenszeichen ab. Die Tageseinnahmen‑Zettel waren mit dem jeweiligen Tagesdatum versehen. Nach einer Außenprüfung sah der Prüfer die Kassenführung als nicht ordnungsgemäß an und schätzte Einnahmen hinzu.

Aufgrund der hier im Zuge des gebotenen Eilverfahrens zur Anwendung gelangten Maßstäbe kommt das Gericht zu dem Ergebnis, dass die Aufzeichnungen des Gastwirts ausreichend sind. Zu einer Einzelaufzeichnung ist der Gastwirt bei summarischer Betrachtung nicht verpflichtet gewesen. In Fällen der Gewinnermittlung durch Einnahmenüberschussrechnung ergibt sich auch aus den umsatzsteuerlichen Vorschriften keine Pflicht zur Führung eines Kassenbuchs.

Hinweis: Jüngst hat der Gesetzgeber die Einzelaufzeichnungspflicht nebst Ausnahmeregelung zur Klarstellung gesetzlich festgeschrieben. In Zweifelsfällen sollte daher der steuerliche Berater hinzugezogen werden.

Bilanzierung von Verbindlichkeiten bei Rangrücktritt

Eine Verbindlichkeit, die nach einer im Zeitpunkt der Überschuldung getroffenen Rangrücktrittsvereinbarung nur aus einem zukünftigen Bilanzgewinn und aus einem etwaigen Liquidationsüberschuss zu tilgen ist, darf in der Steuerbilanz nicht passiviert, sondern muss ausgebucht werden. Der Bundesfinanzhof hat damit seine bisherige Rechtsprechung bestätigt. Das Steuerrecht weiche insoweit vom Handelsrecht ab.

Ist der Rangrücktritt gesellschaftsrechtlich veranlasst, stellt der werthaltige Teil der Forderung eine steuerlich erfolgsneutrale Einlage in das Betriebsvermögen der Kapitalgesellschaft dar; der nicht werthaltige Teil ist gewinnerhöhend auszubuchen.

Hinweis: Soll ein Gewinn durch Ausbuchung der Verbindlichkeit vermieden werden, ist bei Ausgestaltung der Rangrücktrittsvereinbarung darauf zu achten, dass eine Tilgung auch aus sonstigem freien Vermögen erfolgen kann.

Steuerliche Erleichterungen und Bürokratieabbau bei kleineren Beträgen

Zwei Änderungsgesetze bescheren Unternehmern – vornehmlich rückwirkend zum 1. Januar 2017 – steuerliche Erleichterungen und Vereinfachungen im Umgang mit kleineren Beträgen:

Kleinbetragsrechnungen

  • Die Grenze für Kleinbetragsrechnungen wurde angehoben. Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 € (bisher: 150 €) nicht übersteigt, müssen weniger Pflichtangaben enthalten. Beispielsweise sind die Angaben zum Leistungsempfänger und zum Ausweis des Umsatzsteuerbetrags entbehrlich.

Lohnsteuer

  • Lohnsteuer‑Anmeldungen sind vierteljährlich abzugeben, wenn die abzuführende Lohnsteuer für das vorangegangene Kalenderjahr mehr als 1.080 €, aber nicht mehr als 5.000 € (bisher: 4.000 €) betrug.
  • Für eine Pauschalierung der Lohnsteuer bei kurzfristig Beschäftigten darf der Arbeitslohn während der Beschäftigungsdauer 72 € (bisher: 68 €) durchschnittlich je Arbeitstag nicht übersteigen.

Geringwertige Wirtschaftsgüter

  • Die Grenze für die Anschaffungs- oder Herstellungskosten geringwertiger Wirtschaftsgüter (GWG), die nach dem 31. Dezember 2017 angeschafft oder hergestellt werden, wird von 410 € auf 800 € angehoben. Betragen die Anschaffungs- oder Herstellungskosten weniger als 250 €, können sie sofort als Aufwand erfasst werden, ohne in ein besonderes, laufend zu führendes Verzeichnis aufgenommen zu werden. Bisher betrug diese Grenze 150 €.

Für nach dem 31. Dezember 2017 angeschaffte oder hergestellte Wirtschaftsgüter, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten über 250 € (bisher: 150 €), aber nicht mehr als 1.000 € betragen, kann ein über fünf Jahre gleichmäßig abzuschreibender Sammelposten gebildet werden.

Verbilligte Vermietung an Angehörige: Ermittlung der Entgeltlichkeitsquote

Ein Ehepaar vermietete von 2006 bis 2010 an seinen Sohn eine Eigentumswohnung für eine monatliche Warmmiete von 480 €. Mit überlassen waren Einbauküche, Waschmaschine und Trockner. Die Vermietung war defizitär. Das Finanzamt errechnete eine ortsübliche Warmmiete von 710 €, so dass die gezahlte Miete 67,5 % der ortsüblichen Miete betrug. Das Finanzamt kürzte daraufhin die Werbungskosten anteilig.

Zu Recht, wie das Finanzgericht Düsseldorf befand.

Bei einer Miete zwischen 56 % und 75 % der ortsüblichen Marktmiete war bis 2011 die Überschusserzielungsabsicht zu prüfen. Bei positiver Überschussprognose waren die Werbungskosten voll abzugsfähig. Anderenfalls war die Vermietung in einen entgeltlichen und einen unentgeltlichen Teil aufzuteilen; für den entgeltlichen Teil waren die Werbungskosten abzugsfähig.

Im Streitfall ergab sich keine positive Überschussprognose, weil die Instandhaltungsaufwendungen zu gering bemessen waren. Bei der Ermittlung der Vergleichsmiete war ein Zuschlag für die überlassene Einbauküche, die Waschmaschine und den Trockner zu berücksichtigen. Dieser Möblierungszuschlag entspricht der monatlichen Abschreibung zuzüglich eines Gewinnaufschlags von 4 % für eine angemessene Verzinsung.

Der Bundesfinanzhof muss abschließend entscheiden.

Hinweis: Seit 2012 gelten Mieten von mindestens 66 % der ortsüblichen Miete als vollentgeltlich, so dass die Werbungskosten voll abgezogen werden können. Die Prüfung der Überschusserzielungsabsicht mittels Überschussprognose ist entfallen. Mieten unter 66 % der ortsüblichen Miete sind nach wie vor in einen entgeltlichen und einen unentgeltlichen Teil aufzuteilen. Die Aufwendungen sind nur anteilig als Werbungskosten abzugsfähig.